Desde que inició la pandemia del Covid-19, y con ella el reiterativo período de cuarentena, muchas empresas se vieron en la obligación de recurrir a una práctica que cada vez ha cobrado más fuerza en todos los niveles: el trabajo en remoto.
En esta ocasión, abordaremos este tema en este artículo, destacando las herramientas de gestión de trabajo más eficaces para fomentar la productividad de las marcas en estos tiempos donde la tecnología gana cada vez más terreno.
Otras de las razones tienen que ver con el hecho de que el equipo de trabajo está conformado por personas que viven en diversos puntos de la geografía; o sencillamente porque lo integran profesionales freelancer, que agregan un importante valor a los proyectos de la empresa.
Ante este panorama, también debemos aprovechar que los usuarios de hoy en día ingresan con mayor frecuencia a la web, porque disponen de más tiempo libre, para buscar ofertas y novedades respecto a los productos y servicios a los que pueden acceder o descubrir desde casa; esta es una oportunidad única que las arcas deben aprovechar optimizando sus esfuerzos para fortalecer su presencia online y con ello incrementar sus ventas.
Para lograr esa optimización en la web y no caer en vacíos o ausentismos, existe una serie de herramientas de gestión de trabajo que facilitan la comunicación en equipo; así como el monitoreo de las tareas para contribuir a la productividad diaria, para que aunque el equipo no esté junto físicamente, estén conectados en pro de la prosecución de los objetivos de nuestra empresa.
De este modo, podemos mantenernos al día o en sintonía con lo que la gente quiere, busca y necesita, que bien podría ser el producto o servicio del que nosotros disponemos.
Un Abanico De Opciones
Hasta hace pocos años, las principales herramientas colaborativas eran el correo electrónico y los servicios de mensajería. Pero esto ya cambió. En la actualidad se ponen de manifiesto nuevos modelos de empresa y trabajo alojados en la nube; razón por la cual se requiere de nuevas prácticas, herramientas y métodos de trabajo dentro y fuera del entorno de la empresa.
En aras de poder lograrlo, repasaremos algunas soluciones prácticas que son verdaderamente eficaces y otorgan resultados positivos evidentes, entre ellas destacan:
Slack
Está considerada una de las herramientas de gestión de trabajo “estrella” en el ámbito empresarial. Cuenta con la capacidad de agilizar la comunicación entre los miembros del equipo de trabajo y reduce tanto el número de emails como las reuniones presenciales.
Esta herramienta también nos permite organizar y priorizar conversaciones, estar al día de lo que ocurre en un proyecto, crear canales temáticos, compartir archivos, hacer llamadas, silenciar o activar notificaciones, entre otras múltiples opciones e interesantes funciones.
Slack dispone de una versión gratuita que permite almacenar un máximo de 10.000 mensajes; así como su integración con 10 aplicaciones y llamadas individuales.
Trello
Es una aplicación de gestión de trabajo que basa su funcionamiento en un tablero, el cual está organizado por columnas que almacenan información sobre tareas pendientes, por hacer hoy, en progreso y completadas.
En cada columna aparece la descripción de lo que se tiene pendiente, lo que se está haciendo o lo que ya ha terminado cada miembro del equipo. Así, de un vistazo puede saberse en qué está trabajando cada uno de los miembros, y cuál es el flujo del proyecto.
Dentro de cada tarea, es posible organizar sub tareas como si fuera un checklist; al tiempo de ir tachando las que se van completando. Trello también incorpora un temporizador, que nos ayuda a controlar el tiempo que cada quien dedica a las tareas, para así evaluar realmente el grado de productividad del equipo. Esto es muy útil cuando trabajamos con clientes, pues cada segundo cuenta.
Asana
Es otra de las herramientas de gestión de trabajo que más se usa hoy en día. Asana sirve para gestionar proyectos de mayor o menor envergadura. Admite la planificación y organización de las tareas diarias del equipo, al tiempo que lleva un seguimiento del progreso de las mismas.
Uno de sus puntos más fuertes es que se integra fácilmente con otras aplicaciones de gestión de trabajo, tales como Jira, Dropbox, Slack, Gmail y Outlook.
Con Asana podemos adjuntar archivos, establecer fecha y hora de entrega de tareas, obtener informes de un proyecto, mantener conversaciones con los demás miembros del equipo. Su versión gratuita tiene una disponibilidad para equipos e trabajos conformados por hasta 15 personas.
OneDrive empresas
Es uno de los servicios que Microsoft ofrece para el almacenamiento y respaldo de archivos personales online. Además es compatible con todas las herramientas que usa la empresa diariamente. Cada empresa gestiona su capacidad de almacenamiento, determinando qué cantidad distribuirá entre sus trabajadores.
Skype para empresas
Facilita la comunicación y trabajo de aquellas personas que trabajan fuera de la oficina o en cualquier ubicación geográfica.
Es otra de las herramientas de gestión de trabajo que permite crear, almacenar, organizar y compartir archivos con colaboradores, socios y clientes.
Esta herramienta es una versión moderna del software de planificación de proyectos. Le brinda la posibilidad a las empresas de planificar, programar y hasta administrar los proyectos, a fin de que todos los miembros del equipo participen de modo más fácil y sencillo, mediante funciones muy fáciles, para sacar el trabajo en el menor tiempo posible.
Es otra de las herramientas de gestión de trabajo que ha ganado protagonismo a causa de la pandemia de Covid-19 en el mundo. Esta herramienta le permite a la empresa ejecutar todas las tareas de forma remota, ya que integra todo lo que necesitamos en un solo lugar. Es ideal para programar y asignar tareas ejecutables, y saber en qué estamos trabajando.
Ventajas De Utilizar Herramientas De Gestión De Trabajo
Sin lugar a dudas, este método de trabajo “en tiempos de cuarentena” o en época donde el trabajo remoto gana más terreno, representa un factor que agiliza y mejora la productividad de las empresas.
Del mismo, ofrece a los clientes, proveedores, colaboradores y empleados disponer de una comunicación directa, inmediata y eficaz; con la resolución de proyectos y dudas en el momento idóneo, gracias a que los equipos están intercomunicados en tiempo real. Entre sus múltiples ventajas destacan:
- Los miembros o colaboradores de una empresa acceden con mayor rapidez y facilidad a la información, almacenada en la nube.
- Las herramientas colaborativas permiten el ahorro y la eficiencia del tiempo invertido, ya que ponen a nuestra disposición todas las aplicaciones en un mismo sitio.
- Al contar con una aplicación remota, es posible acceder desde cualquier dispositivo sin importar en qué lugar del mundo nos encontremos.
- Por ser herramientas que simplifican las tareas diarias del equipo, se reducen los procesos repetitivos; además aportan más tiempo de valor para que los empleados puedan realizar sus tareas sin ningún problema.
- Facilita la interacción entre las distintas personas que componen la empresa, eliminando barreras físicas que impiden la comunicación eficaz.
- Permite que las fortalezas y cualidades de los miembros florezcan. Se hace más fácil identificar lo que cada uno puede aportar a un proyecto.
- Aumenta el sentimiento de pertenencia, la motivación, compromiso y fidelización con la empresa.
- La atención al cliente mejora la interacción de la empresa tanto a nivel interno como externo, beneficiando así las relaciones y atención al cliente.
- Son herramientas que están a disposición las 24 horas del día, así aprovecharemos mejor el tiempo de trabajo.
Si diriges una empresa y no sabes cómo fomentar la productividad en esta época, puedes adoptar alguna de las herramientas de gestión de trabajo que mencionamos anteriormente; así lograrás aumentar el rendimiento de trabajo, mejorar la comunicación entre los miembros del equipo e incrementar la presencia en la web.
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