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¿Cómo Fomentar La Productividad A Través De Herramientas De Gestión De Trabajo?

Desde que inició la pandemia del Covid-19, y con ella el reiterativo período de cuarentena, muchas empresas se han visto obligadas a recurrir a una práctica que cada vez ha venido cobrando más fuerza en todos los niveles: el trabajo en remoto. Por esa razón, en este artículo abordaremos las más eficaces herramientas de gestión de trabajo para fomentar la productividad de las marcas en estos tiempos.

Otras de las razones tienen que ver con el hecho de que el equipo de trabajo está conformado por personas que viven en diversos puntos de la geografía; o sencillamente porque lo integran profesionales freelance, que agregan un importante valor a los proyectos de la empresa.

Ante este panorama, y para aprovechar que los usuarios ingresan con mayor frecuencia a la web, porque disponen de más tiempo libre para buscar ofertas y novedades respecto a los productos y servicios a los que pueden acceder o descubrir desde casa, es que las marcas deben optimizar sus esfuerzos para fortalecer su presencia online y con ello incrementar sus ventas.

Para no caer en vacíos o ausentismos, en los que el consumidor podría echarnos mucho de menos, existe una serie de herramientas de gestión de trabajo que facilitan la comunicación en equipo; así como el monitoreo de las tareas para contribuir a la productividad diaria, para que aunque el equipo no esté junto físicamente, estén conectados en pro de la prosecución de los objetivos de nuestra empresa.

De esta manera, podríamos estar al día o en sintonía con lo que la gente quiere y busca, que bien podría ser el producto o servicio del que nosotros disponemos.

herramientas de gestión de trabajo

Un Abanico De Opciones

Hasta hace pocos años, la principal herramienta colaborativa eran el correo electrónico y los servicios de mensajería. Eso cambió, hoy se ponen de manifiesto nuevos modelos de empresa y trabajo alojados en la nube; razón por la cual se requieren nuevas prácticas, herramientas y métodos de trabajo dentro y fuera del entorno de la empresa.

En aras de poder lograrlo, repasaremos algunas soluciones prácticas que son verdaderamente eficaces, entre ellas:

Slack

Está considerada una de las herramientas “estrella” en el ámbito empresarial, agiliza la comunicación entre los miembros del equipo de trabajo y reduce tanto el número de emails como las reuniones presenciales.

Nos permite organizar y priorizar conversaciones, estar al día de lo que ocurre en un proyecto, crear canales temáticos, compartir archivos, hacer llamadas, silenciar o activar notificaciones, entre otras interesantes funciones.

herramientas de gestión de trabajo

Slack dispone de una versión gratuita, permite almacenar un máximo de 10.000 mensajes; así  como su integración con 10 aplicaciones y llamadas individuales.

Trello

Es una aplicación de gestión de trabajo que basa su funcionamiento en un tablero, el cual está organizado por columnas que almacenan información sobre tareas pendientes, por hacer hoy, en progreso y completadas.

En cada columna aparece la descripción de lo que se tiene pendiente, lo que se está haciendo o lo que ya  ha terminado cada miembro del equipo. Así, de un vistazo puede saberse en qué está trabajando cada uno, y cuál es el flujo del proyecto.

Dentro de cada tarea, es posible organizar sub tareas como si fuera un checklist, al tiempo de ir tachando las que se van completando. Trello incorpora un temporizador, que nos ayuda a controlar el tiempo que cada quien dedica a las tareas, para así evaluar realmente el grado de productividad del equipo. Esto es muy útil cuando trabajamos con clientes.

Asana

Es otra de las herramientas de gestión de trabajo que más se usa hoy en día. Sirve para gestionar proyectos de mayor o menor envergadura. Admite la planificación y organización de las tareas diarias del equipo, al tiempo que lleva un seguimiento del progreso de las mismas.

Uno de sus puntos más fuertes es que se integra fácilmente con otras aplicaciones de gestión de trabajo, tales como Jira, Dropbox, Slack, Gmail y Outlook.

herramientas de gestión de trabajo

Con Asana podemos adjuntar archivos, establecer fecha y hora de entrega de tareas, obtener informes de un proyecto, mantener conversaciones de equipo.

OneDrive empresas

Espacio de almacenamiento y respaldo de archivos personales online. Es compatible con todas las herramientas que usa la empresa diariamente.

Skype para empresas

Facilita la comunicación y trabajo de aquellas personas que trabajan fuera de la oficina.

 

SharePoint online 

Es un espacio que permite crear, almacenar, organizar y compartir archivos con colaboradores, socios y clientes.

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Ventajas De Utilizar Herramientas De Gestión De Trabajo

Sin lugar a dudas, este método de trabajo “en tiempos de cuarentena”, representa un factor que agiliza y mejora la productividad de las empresas.

Del mismo modo permite a los clientes, proveedores, colaboradores y empleados disponer de una comunicación directa e inmediata; con la resolución de proyectos y dudas en el momento, gracias a que los equipos están intercomunicados en tiempo real. Entre sus múltiples ventajas destacan:

  1. Los miembros o colaboradores de una empresa acceden con mayor rapidez y facilidad a la información, almacenada en la nube.
  2. Las herramientas colaborativas permiten ahorro y eficiencia de tiempo, ya que ponen a nuestra disposición todas las aplicaciones en un mismo sitio.
  3. Al contar con una aplicación remota, es posible acceder desde cualquier dispositivo.
  4. Por ser herramientas que simplifican las tareas diarias del equipo, se reducen los procesos repetitivos y aportan más tiempo de valor para que los empleados puedan realizar sus tareas.
  5. Facilita la interacción entre las distintas personas que componen la empresa, eliminando barreras físicas.
  6. Permite que las fortalezas y cualidades de los miembros florezcan. Se hace más fácil identificar lo que cada uno puede aportar a un proyecto.
  7. Aumenta el sentimiento de pertenencia, la motivación, compromiso y fidelización con la empresa.
  8. La atención al cliente mejora la interacción de la empresa tanto a nivel interno como externo, beneficiando así las relaciones y atención al cliente.

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